Guía completa de facturación electrónica

Una factura electrónica es un comprobante en formato digital que posee la misma legitimidad que una factura impresa. Se genera y recibe mediante medios electrónicos, lo que facilita su administración y resguardo.

La facturación electrónica ha transformado la forma en que las empresas y profesionales gestionan sus transacciones comerciales. No solo agiliza la gestión administrativa, sino que también permite cumplir con las normativas legales vigentes. 

En esta guía preparada por Oteca, le explicaremos en detalle qué es, cómo funciona y cómo implementarla correctamente en su actividad.

1. ¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel. Su emisión y recepción se realizan a través de formatos digitales, lo que simplifica su gestión y almacenamiento.

Requisitos legales:

    • Debe cumplir con la normativa establecida en el Real Decreto 1619/2012.
    • Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de su contenido.
    • Estar en un formato estructurado o no estructurado, según la necesidad del emisor y receptor.
    • Contar con la aprobación del destinatario para su recepción.

2. Ventajas de la facturación electrónica

    • Eficiencia: Agiliza los procesos de emisión, envío y recepción.
    • Reducción de errores: Minimiza equivocaciones comunes en la gestión manual.
    • Ahorro: Elimina gastos asociados con impresión y envío postal.
    • Accesibilidad: Permite almacenar y consultar facturas de manera sencilla.
    • Cumplimiento normativo: Agiliza la verificación y auditoría de documentos contables.
    • Sostenibilidad: Reduce el uso de papel y mejora la gestión de residuos.

3. Tipos de facturas electrónicas

Existen dos formatos principales:

    • Formato estructurado: Permite su procesamiento automatizado por sistemas informáticos. Ejemplo: Facturae (XML), EDIFACT.
    • Formato no estructurado: Presenta la información en una imagen o PDF, lo que requiere intervención manual para su procesamiento.

4. Cómo emitir una factura electrónica

En Oteca llevamos más de 35 años de experiencia ofreciendo un servicio de asesoramiento fiscal especializado para autónomos y empresas, manteniéndonos actualizados en las últimas tendencias tecnológicas

Por ese motivo, estamos en conocimiento de los pasos para generar una factura electrónica correctamente:

    • Elegir un software de facturación adecuado: Existen herramientas que cumplen con los requisitos legales y agilizan la generación de facturas digitales.
    • Asegurar el cumplimiento de requisitos: La factura debe incluir:
      • Datos del emisor y receptor (NIF, dirección, etc.).
      • Descripción detallada de los productos o servicios.
      • Base imponible, impuestos aplicables y total.
      • Firma digital (opcional, pero recomendada para garantizar autenticidad).
    • Obtener el consentimiento del receptor: Es imprescindible antes de enviar facturas en este formato.
    • Enviar a través de los medios habilitados: Puede ser por correo electrónico o a través de plataformas específicas como FACe para Administraciones Públicas.

5. Facturación electrónica por tipo de destinatario

A. A Consumidores o Usuarios Finales

    • No es obligatorio emitir factura electrónica salvo que el cliente la solicite expresamente.
    • Se debe garantizar su accesibilidad y legibilidad.

B. A Empresas

    • Puede ser obligatoria dependiendo del sector y la relación comercial.
    • Debe cumplir con los requisitos de autenticidad e integridad.
    • Se recomienda el uso de formatos estructurados para agilizar su gestión.

C. A Administraciones Públicas

    • Desde el 2015 es obligatorio emitir facturas electrónicas para operar con organismos gubernamentales.
    • Se deben presentar a través de plataformas como FACe.

6. Gestión y almacenamiento de facturas electrónicas

Para asegurar una administración eficiente de las facturas electrónicas es recomendable seguir los siguientes pasos:

    • Almacenamiento seguro: Conservar facturas al menos durante 5 años.
    • Copias de seguridad: Realizar respaldos periódicos.
    • Control de vencimientos: Monitorear fechas de pago y vencimiento.
    • Integración con otros sistemas: Agilizar la sincronización con plataformas contables.

7. Implementación en su negocio

Si desea empezar con la facturación electrónica, siga estos pasos:

    • Evalúe sus necesidades: Determine si la obligatoriedad aplica a su actividad.
    • Elija un software adecuado: Asegúrese de que cumple con la normativa vigente.
    • Forme a su equipo: Es fundamental para implementar su uso.
    • Informe a sus clientes: Notifique sobre la adopción de la facturación digital.
    • Supervise el cumplimiento normativo: Asegúrese de que las facturas generadas son válidas y cumplen con la legislación.
    • Contar con nuestro asesoramiento especializado. En caso de dudas o dificultades, lo mejor es recurrir a nuestros profesionales en asesoría digital para una implementación adecuada.

El futuro de la facturación es ahora: digitalice su negocio con confianza

La facturación electrónica no es solo una tendencia, sino una necesidad para cualquier empresa que busque digitalizar su gestión, reducir costes y garantizar el cumplimiento normativo. 

Implementarla correctamente no solo simplifica sus procesos administrativos, sino que también mejora el control financiero y la transparencia de su negocio.

En Oteca le ayudamos a evolucionar hacia la digitalización con una solución adaptada a sus necesidades, asegurando una transición sencilla y eficiente.

¿Por qué adoptar la facturación electrónica con Oteca?

    • Cumplimiento normativo garantizado
      Le asesoramos para que su sistema de facturación cumpla con la normativa vigente, evitando sanciones y errores administrativos.
    • Eficiencia y ahorro de costes
      Reduzca el tiempo dedicado a la gestión de facturas, minimice el uso de papel y optimice los recursos de su empresa.
    • Mayor control y seguridad
      Acceda a su información en cualquier momento y desde cualquier lugar, con la tranquilidad de contar con un sistema seguro y fiable.

El momento de digitalizar su facturación es ahora. No se quede atrás y aproveche todas las ventajas de la facturación electrónica con el respaldo de expertos. Contacte con Oteca Asesores y Consultores y transforme la gestión de su negocio hoy mismo.