La digitalización de los procesos de facturación en España avanza a paso firme. Con la llegada de VeriFactu, el nuevo sistema impulsado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), todas las empresas y profesionales deberán adaptar la emisión de sus facturas a un entorno totalmente controlado y verificado.
En Oteca Asesores le contamos de forma clara qué es, cómo funciona y qué pasos debe seguir para que su empresa cumpla con la nueva normativa de facturación en España, evitando sanciones y aprovechando las ventajas de esta transformación digital.
¿Qué es el sistema VeriFactu?
El sistema VeriFactu es un modelo de facturación electrónica obligatoria que exige que cada factura emitida sea registrada en un formato electrónico específico y transmitida automáticamente a la AEAT en tiempo real.
Este proceso incluye la asignación de un código identificativo único y la generación de un código QR que permite a cualquier receptor verificar la autenticidad de la factura.
El objetivo es impedir alteraciones, duplicidades o facturas falsas, asegurando así la trazabilidad total de cada operación.
¿Cuándo entra en vigor?
Aunque algunas empresas comenzarán su adaptación en 2025, el uso de VeriFactu será obligatorio para todos los contribuyentes emisores de facturas en 2026.
Esto implica que, tanto si es autónomo como si gestiona una pyme o una gran corporación, deberá contar con un software VeriFactu homologado y adaptado a la nueva normativa.
No cumplir con esta obligación puede acarrear sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio, tanto por el uso de programas no autorizados como por la manipulación de un software certificado.
¿Quiénes están obligados a utilizarlo?
- Autónomos que emitan facturas por su actividad.
- Pymes de todos los sectores.
- Grandes empresas y corporaciones.
- Profesionales colegiados y despachos que facturen a clientes.
En resumen, cualquier persona o entidad que emita facturas en España deberá cumplir con los requisitos del sistema VeriFactu Hacienda.
Cómo funciona VeriFactu: paso a paso
- Emisión de la factura desde un software certificado.
- Registro automático de la información en formato electrónico.
- Envío inmediato a la AEAT para su validación.
- Asignación del código identificativo y QR por parte de Hacienda.
- Entrega al cliente de la factura verificada, incluyendo el QR.
Este sistema también contempla la modalidad no VeriFactu, en la que las facturas no se envían automáticamente pero sí se registran de forma segura y conforme al reglamento, quedando a disposición de la AEAT.
Adaptar su empresa a VeriFactu: pasos recomendados
- Evaluar su software actual y verificar si cuenta con certificación VeriFactu.
- Actualizar o sustituir sus herramientas por un sistema compatible.
- Formar a su equipo en el uso del nuevo sistema y en los procedimientos de control.
- Establecer protocolos internos para la gestión y archivo seguro de facturas.
- Realizar pruebas antes de la fecha obligatoria para evitar errores en producción.
Ventajas del sistema VeriFactu
- Cumplimiento legal garantizado, evitando sanciones.
- Transparencia total en las operaciones.
- Ahorro de tiempo en procesos de verificación y auditoría.
- Mejora de la imagen empresarial frente a clientes y proveedores.
- Integración con sistemas de gestión contable para un control unificado.
Consecuencias de no adaptarse a tiempo
Ignorar esta obligación no solo expone a su empresa a multas de hasta 50.000 €, sino también a la pérdida de confianza por parte de clientes, socios e inversores.
Además, las inspecciones fiscales serán más rápidas y exhaustivas, ya que la AEAT tendrá acceso inmediato a sus registros de facturación.
Asesoría para la implantación de VeriFactu
En un escenario donde la facturación electrónica obligatoria y su plena implantación en 2026 marcarán un cambio histórico, contar con el apoyo de una asesoría especializada puede marcar la diferencia.
En Oteca Asesores, ayudamos a empresas y autónomos a:
- Seleccionar y configurar un software VeriFactu homologado.
- Implementar protocolos de emisión y control conforme a la ley.
- Anticipar riesgos y prevenir sanciones.
Con nuestro servicio de facturación electrónica, le ayudamos a implementar VeriFactu de forma segura, cumpliendo con la normativa y optimizando la gestión de su negocio.
Contáctenos y descubra cómo VeriFactu puede convertir el cumplimiento fiscal en una oportunidad para optimizar y hacer crecer su negocio.
Preguntas frecuentes sobre VeriFactu
¿Es obligatorio para todos los negocios?
Sí, cualquier entidad o profesional que emita facturas en España deberá cumplir con la normativa.
¿Cuándo será obligatorio para mi empresa?
La implantación comenzó en 2025, pero la obligación general será en 2026.
¿Qué pasa si no uso un software certificado?
Se arriesga a sanciones económicas importantes y a la inmovilización de su sistema de facturación.
¿Puedo seguir usando mi programa actual?
Solo si es actualizado y certificado conforme al reglamento VeriFactu.
¿Cómo saber si mi software está adaptado?
Debe estar homologado por la AEAT y cumplir con el envío seguro y automático de registros.