Obligaciones de la facturación electrónica y paso a paso para realizarla

La facturación electrónica no solo es una tendencia en la digitalización empresarial, sino que ya se perfila como un requisito obligatorio en el panorama fiscal español. Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, autónomos y empresas deben adaptarse a este cambio y estar preparados para cumplir con sus obligaciones de facturación electrónica.

En este blog, desglosamos qué es la facturación electrónica, cuándo será obligatoria, cómo implementarla y qué herramientas puedes utilizar para facilitar su adopción.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel. Sirve para justificar la entrega de bienes o la prestación de servicios, pero su principal diferencia radica en que se emite y se recibe exclusivamente en formato digital.

Características principales

• • Garantiza autenticidad, integridad y legibilidad mediante la firma electrónica o sistemas validados por la Agencia Tributaria.
     
  • Se puede emitir en dos formatos: estructurado (compatible con sistemas informáticos) y no estructurado (como PDF o imagen).
     
  • Requiere el consentimiento del destinatario.

Facturación Electrónica Obligatoria: Fechas y Requisitos

La obligatoriedad de la facturación electrónica dependerá del volumen de facturación de las empresas y autónomos. Según la Ley Crea y Crece, los plazos de implementación serían. 

A partir de 2025, las empresas que superen los 8 millones de euros en facturación anual deberán implementar la facturación electrónica. En 2026, esta obligación se extenderá a todas las pymes y autónomos, sin importar su nivel de ingresos.

Además de emitir las facturas electrónicas, los autónomos y empresas tendrán que cumplir con otras obligaciones, como informar sobre el estado de las facturas (aceptación o rechazo) y sus pagos.

Ventajas de la Facturación Electrónica

Adoptar la facturación electrónica aporta numerosos beneficios tanto para empresas como para autónomos:

• • Ahorro de tiempo y costes: Elimina el uso de papel y los gastos de impresión y envío.
     
  • Mayor eficiencia: Los ciclos de cobro y tramitación se aceleran gracias a la automatización.
     
  • Reducción de errores humanos: Los datos estructurados minimizan los riesgos de equivocaciones.
     
  • Sostenibilidad: Al reducir el consumo de papel, contribuye a un impacto ambiental positivo.
     
  • Mejora de la gestión administrativa: Los sistemas electrónicos permiten un seguimiento detallado de las facturas y facilitan auditorías.

Cómo hacer facturación electrónica

Para empezar a emitir facturas electrónicas, sigue estos pasos:

1. Recopila los datos necesarios:

• • Datos del cliente (nombre, NIF/CIF, dirección fiscal).
  • Detalles de la transacción (concepto, importe, IVA, etc.).

2. Utiliza un software de facturación electrónica:

El programa debe estar homologado por la Agencia Tributaria para cumplir con los requisitos legales.

3. Genera la factura en formato digital:

Asegúrate de que el formato sea estructurado (por ejemplo, XML o Facturae) para facilitar su integración en sistemas de pago y contabilidad.

4. Firma electrónicamente la factura:

Usa un certificado digital reconocido para garantizar la autenticidad del documento.

5. Envía la factura al cliente:

A través de plataformas seguras, correo electrónico o sistemas integrados.

6. Almacénala correctamente:

Las facturas electrónicas deben guardarse durante un mínimo de 4 años en formatos accesibles.

Software de facturación electrónica

Para cumplir con las obligaciones de la facturación electrónica, necesitarás un programa especializado. Algunas características a tener en cuenta al elegir un software de facturación electrónica son:
 

• • Compatibilidad con el sistema acorde a tus necesidades.
     
  • Generación de facturas estructuradas.
     
  • Firma digital integrada.
     
  • Facilidad de uso para autónomos y pymes.
     
  • Soporte técnico y actualizaciones según las normativas vigentes.

Programas de Facturación Electrónica: Opciones Recomendadas

1. Biloop

   Biloop es una solución diseñada específicamente para gestionar la facturación electrónica con la Administración Pública en España. Cumple con el formato Facturae y permite la emisión y recepción de facturas en conformidad con los estándares exigidos por las entidades gubernamentales. Es una herramienta esencial para empresas y autónomos que trabajan con organismos públicos, asegurando el cumplimiento normativo y la integración con plataformas como FACe.

   Holded

   Holded es un software de gestión empresarial integral pensado para autónomos y pequeñas empresas. Permite llevar la facturación, la contabilidad, el control de stock, la gestión de proyectos y la administración de clientes desde una sola plataforma en la nube. Su interfaz intuitiva y automatizaciones facilitan la gestión diaria del negocio, ofreciendo además integraciones con bancos, ecommerce y herramientas externas para mejorar la eficiencia.

   A3factura

   A3factura es una solución avanzada para la gestión de la facturación electrónica y la contabilidad, orientada a empresas y asesorías que requieren un control más detallado de sus operaciones financieras. Permite automatizar la generación de facturas, gestionar clientes y proveedores, realizar un seguimiento de cobros y pagos, y asegurar el cumplimiento de la normativa fiscal vigente. Su integración con otras herramientas del ecosistema A3 de Wolters Kluwer facilita la conexión con contabilidad y gestión fiscal, optimizando el trabajo administrativo.

¿Por qué es necesario estar preparado para la facturación electrónica?

La facturación electrónica no es solo una obligación fiscal, sino también una oportunidad para modernizar y optimizar los procesos administrativos. Implementarla te permitirá:

• • Cumplir con la normativa y evitar sanciones.
     
  • Competir en igualdad de condiciones con empresas más grandes.
     
  • Mejorar la relación con clientes al ofrecerles un sistema más eficiente y seguro.

Si necesitas asesoramiento para cumplir con las obligaciones de facturación electrónica o elegir el mejor software, en Oteca Asesores estamos aquí para ayudarte a dar el paso hacia la digitalización.

¿Listo para digitalizar tu negocio? 

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