La transformación digital en los sistemas de facturación avanza con firmeza y, en el próximo año, supondrá un cambio profundo en la gestión administrativa de autónomos, pymes y despachos profesionales.
La entrada en vigor del sistema VeriFactu, regulado por el Real Decreto 1007/2023, introduce nuevas obligaciones, entre ellas la incorporación obligatoria de un código QR en las facturas generadas por los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
Desde Oteca Asesores, analizamos qué es este código, por qué se vuelve obligatorio y qué deben tener en cuenta pymes, grandes empresas y profesionales para adaptarse con seguridad y sin riesgos.
¿Qué es el código QR en VeriFactu?
El código QR es un elemento obligatorio que deberán incluir todas las facturas generadas por software adaptado al sistema VeriFactu.
Su finalidad es permitir que la Agencia Tributaria (AEAT) pueda verificar la validez, integridad y trazabilidad de cada factura, asegurando que no ha sido manipulada.
En términos prácticos, este QR actúa como un identificador único y verificable, asociado a los datos esenciales de la factura y a su registro en el sistema informático de facturación.
¿Qué información contiene el código QR?
La AEAT ha definido una serie de campos obligatorios que deben codificarse dentro del QR. Estos incluyen:
- Número y serie de la factura.
- Fecha y hora exacta de emisión.
- NIF del emisor.
- Huella digital o hash del registro de facturación.
- Identificador del sistema informático utilizado.
- Enlace seguro para la verificación de la factura.
Gracias a esta estructura, cualquier autónomo o empresario podrá demostrar que su factura cumple con los criterios de integridad establecidos en la normativa antifraude.
¿Dónde debe aparecer el código QR y qué requisitos debe cumplir?
El código QR debe cumplir una serie de criterios técnicos y visuales:
- Ubicación visible, preferiblemente en la parte superior derecha de la factura.
- Tamaño legible, recomendado entre 30×30 mm y 40×40 mm.
- Generación automática por el SIF.
- Debe poder ser escaneado fácilmente desde cualquier dispositivo.
No es un elemento editable por el usuario: debe generarse de forma automática para garantizar su autenticidad.
¿Cómo funciona VeriFactu y por qué el QR es tan importante?
VeriFactu es un sistema que obliga a los programas de facturación a:
- Registrar cada factura con un identificador único y un hash.
- Garantizar la inalterabilidad del registro (no se puede alterar).
- Permitir la remisión automática a la AEAT, si el emisor decide activarla.
- Generar un código QR ligado a ese registro.
Este funcionamiento permite a Hacienda asegurar que las facturas no se modifican una vez emitidas y que sus datos quedan asociados a un registro seguro.
Para autónomos, pymes y empresas, este sistema mejora el control interno, reduce errores y facilita revisiones o auditorías.
¿Cuándo será obligatorio VeriFactu y el código QR?
Aunque la norma técnica ya está en vigor, su obligatoriedad plena se aplicará de forma progresiva:
- 1 de enero de 2026: fecha límite para que las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades tengan sus sistemas adaptados.
- 1 de julio de 2026: fecha límite para el resto de obligados tributarios (incluidos autónomos y profesionales).
- Usuarios con software no adaptado: deberán migrar a un SIF acorde con el Real Decreto 1007/2023.
A medida que avance 2025, la AEAT irá concretando los plazos definitivos, por lo que conviene anticiparse y no esperar al último momento.
¿Puedo seguir facturando con Excel con VeriFactu?
Sí. Mientras utilice Excel únicamente para introducir los datos de la factura y hacer cálculos simples, seguirá siendo válido como herramienta de elaboración.
Solo dejaría de ser conforme si incorpora macros, automatizaciones o enlaces a contabilidad o libros, porque en ese caso ya se consideraría un sistema informático de facturación.
Además, Hacienda no puede obligarle a utilizar un software de facturación si usted no emplea ningún sistema informático como tal. El reglamento se aplica únicamente a quienes usan un SIF.
Y aquí es donde está el matiz importante: si decide mantenerse en facturación manual o en Excel básico (sin automatismos), no está obligado a generar QR, firma digital ni registros encadenados, porque estos requisitos aplican solo a los sistemas informáticos de facturación.
En cambio, si quiere apoyarse en un SIF, entonces sí será necesario cumplir con VeriFactu. En Oteca Asesores le ayudamos a elegir la opción más segura y sencilla según su modo de trabajo, ya sea completamente manual o con software.
¿Qué ocurre si una empresa emite facturas sin el QR obligatorio?
Emitir facturas sin el QR o con un software que no cumpla el RD 1007/2023 puede tener consecuencias importantes:
- Sanciones económicas por infracciones relacionadas con el software y la integridad de la facturación.
- Problemas en una inspección, al considerarse la factura no válida o modificable.
- Pérdida de seguridad jurídica, tanto para el emisor como para el receptor.
- Riesgo de inconsistencias contables.
Para un autónomo o una pyme, esto puede suponer un impacto relevante, por lo que conviene revisar y adaptar cuanto antes el sistema de facturación.
¿Qué deben hacer autónomos, pymes y empresas para adaptarse?
La adaptación a VeriFactu no es complicada, pero sí exige organización. Desde Oteca Asesores recomendamos llevar a cabo una serie de acciones.
Revisar el software actual de facturación
Pregúntese si su programa:
- Genera registros inalterables.
- Crea un hash por factura.
- Insertará automáticamente el QR.
- Cumple con numeración correlativa y reglas antifraude.
Si no lo hace, deberá sustituirse por un sistema informático que cuente con la correspondiente declaración responsable presentada por su productor ante la AEAT.
Establecer un protocolo interno de control
Especialmente para pymes:
- Verificar que todas las facturas incluyan su QR.
- Asegurarse de que el archivo se conserva conforme a la norma.
- Garantizar que no se emiten facturas duplicadas o incongruentes.
Formarse o contar con acompañamiento profesional
Muchos errores en facturación nacen por desconocimiento. Es imprescindible comprender:
- Qué exige exactamente la AEAT.
- Cómo funcionará el cotejo de facturas mediante QR.
- Qué facturas pueden invalidarse.
En Oteca podemos asesorarle en esta transición para evitar sanciones y riesgos.
Oportunidades y ventajas para su negocio
Aunque la obligación pueda parecer compleja, la implantación del sistema VeriFactu puede aportar ventajas:
- Mayor seguridad en la facturación.
- Reducción de errores contables.
- Automatización de procesos.
- Menos riesgo en inspecciones.
- Mejor imagen profesional ante clientes y proveedores.
Muchos autónomos y empresas ya están empezando a adaptarse para beneficiarse antes de los cambios.
Un cambio normativo que requiere anticipación
El código QR en VeriFactu será un elemento obligatorio para autónomos, pymes y empresas en España.
No es un simple añadido visual, sino un mecanismo clave de control y trazabilidad que afectará al día a día de la facturación. Desde Oteca Asesores, le ayudamos a:
- Revisar su software actual.
- Implementar un sistema compatible.
- Formar a su equipo o a usted mismo.
- Evitar errores y sanciones durante la transición.
Si desea iniciar el proceso de adaptación o resolver dudas específicas, estamos a su disposición para ofrecerle un asesoramiento profesional, claro y seguro. No dude en contactarnos.
Preguntas frecuentes sobre el código QR en VeriFactu
¿Es obligatorio incluir el código QR en todas las facturas?
Sí. Una vez que VeriFactu sea obligatorio para autónomos y empresas, todas las facturas emitidas mediante un Sistema Informático de Facturación deberán incorporar el código QR conforme a las especificaciones técnicas de la AEAT.
¿Qué ocurre si emito una factura sin el código QR?
Emitir facturas sin el QR obligatorio o mediante un sistema informático no adaptado puede dar lugar a sanciones graves previstas en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria y aumentar el riesgo de que la factura sea objeto de comprobación y regularización por parte de la Administración.
¿Necesito un software específico para generar facturas con QR?
Sí. Solo los programas adaptados a VeriFactu pueden generar el hash y el QR de forma automática. El autónomo o la empresa no puede añadir el código manualmente: debe generarlo el propio sistema.
¿El cliente podrá verificar la factura escaneando el QR?
Sí. El código QR permite acceder a un servicio de verificación que la Agencia Tributaria habilitará para comprobar la autenticidad y los datos esenciales de la factura.
¿Cuándo tengo que adaptar mi sistema de facturación?
La entrada en vigor será progresiva a lo largo de 2026, según el tipo de contribuyente. No obstante, es recomendable anticiparse y realizar la adaptación antes del plazo obligatorio para evitar riesgos operativos y sanciones.