Cómo comprobar si su software de facturación cumple con VeriFactu

La implantación de VeriFactu en España supone un cambio decisivo en la manera en que autónomos y empresas deben gestionar su facturación.

A partir de 2026, todos los programas informáticos utilizados para este fin deberán ajustarse a exigencias técnicas muy concretas que buscan garantizar transparencia, trazabilidad y control por parte de la Agencia Tributaria.

En este artículo de Oteca Asesores le mostramos de forma práctica cómo verificar si su software está preparado para VeriFactu, cuáles son las obligaciones principales y qué aspectos debe evitar en el proceso de adaptación.

Requisitos que debe cumplir el software VeriFactu

El reglamento establece condiciones tanto legales como técnicas que todo software debe respetar para ser considerado conforme con VeriFactu. El objetivo es impedir manipulaciones en los registros y asegurar que cada factura quede registrada de manera íntegra.

En términos prácticos, esto significa que el programa debe generar un identificador único de cada operación, transmitir la información a la AEAT y disponer de sistemas que eviten alteraciones posteriores.

Obligaciones para 2026

Desde 2026 será obligatorio para empresas y autónomos el uso de software adaptado a VeriFactu, independientemente de si se trata de desarrollos propios o de soluciones de terceros.

Algunos requisitos esenciales son:

• • Emisión de un código identificador único por cada factura.
  • Comunicación automática de registros a Hacienda.
  • Conservación de los datos durante el plazo legal establecido.

Responsabilidad del proveedor de software

Cada fabricante deberá emitir una declaración responsable certificando que su solución cumple con la normativa.

Esto implica que la responsabilidad no recae en Hacienda como certificador, sino en el proveedor del programa.

La AEAT podrá verificar en cualquier momento mediante inspecciones y, en caso de irregularidades, sancionar tanto al desarrollador como a la empresa usuaria. Por eso es importante estar atento a los posibles riesgos y sanciones de VeriFactu.

Compatibilidad con e-factura y SII

El marco VeriFactu no se limita a la emisión de facturas tradicionales. También exige integración con sistemas relacionados, como la factura electrónica y el Suministro Inmediato de Información (SII).

Si su empresa ya trabaja con estos mecanismos, deberá confirmar que el software actual pueda interoperar sin errores ni incompatibilidades.

Cómo comprobar si su software está adaptado

La forma más segura es contrastar las funcionalidades de su programa con lo publicado en el BOE y la información de la Agencia Tributaria.

En Oteca Asesores recomendamos apoyarse en una lista de verificación que ayude a decidir si es suficiente actualizar su software o si conviene migrar a otro.

Checklist de compatibilidad

Asegúrese de que su software cumple, como mínimo, con:

• • Creación de registros inalterables por cada factura.
    
  • Generación de un identificador único.
    
  • Transmisión automática de datos a la AEAT.
    
  • Integración con e-factura y SII.
    
  • Conservación segura de la información.
    

Adaptación al nuevo sistema en España

El nivel de adaptación dependerá del software que ya utilice cada empresa. En algunos casos será suficiente con actualizaciones, en otros será necesario sustituir la herramienta por completo.

Planificar la transición con antelación resulta esencial, ya que los plazos se aproximan y no todas las soluciones estarán disponibles al mismo tiempo.

Diferencias entre software de facturación y contable

No deben confundirse ambos conceptos. El software de facturación se centra en la emisión de facturas, mientras que el contable gestiona globalmente ingresos y gastos.

Con VeriFactu, ambos deberán estar coordinados para asegurar la trazabilidad completa de la actividad económica.

¿Será obligatorio el software contable?

La obligación alcanza a todo sistema informático que intervenga en la facturación, incluyendo módulos contables o ERP.

A partir de 2026, estos sistemas deberán estar igualmente adaptados, garantizando que los movimientos se registren de manera íntegra, segura y accesible para la AEAT.

Integración con ERP y sistemas de gestión

Las compañías que ya trabajan con ERP o soluciones de gestión integral tendrán que verificar la compatibilidad. En muchos casos, será necesario realizar ajustes técnicos o contratar nuevas licencias.

Una integración adecuada permitirá automatizar procesos y reducir la carga administrativa.

Errores habituales al adaptarse a VeriFactu

Durante la transición es común cometer errores que pueden derivar en sanciones.

Algunos de los más frecuentes son:

• • Confundir VeriFactu con factura electrónica: aunque estén relacionados, no son lo mismo.
    
  • No prever auditorías de software: desde 2026 podrán estar contempladas, y no estar preparado puede ocasionar problemas.
    

Trabajar con proveedores que ofrezcan soporte técnico y documental es clave para evitar estas dificultades.

Recomendaciones clave para la adaptación empresarial

En Oteca Asesores ponemos a disposición de nuestros clientes una pequeña guía con los aspectos fundamentales que deben tener en cuenta para dar el salto al sistema VeriFactu con seguridad:

Software gratuito frente a software de pago

Aunque existen programas gratuitos de facturación, la mayoría de herramientas que cumplan con VeriFactu serán de pago, incluyendo soporte y mantenimiento. Invertir en una solución profesional aporta seguridad y tranquilidad a medio y largo plazo.

Auditorías a partir de 2026

Aunque no están previstas como obligatorias de forma periódica, la AEAT podrá auditar en cualquier momento el software utilizado. Estar preparado para estas revisiones es imprescindible para evitar sanciones.

Confíe en el acompañamiento de Oteca Asesores

En Oteca Asesores ayudamos a empresas y autónomos a cumplir con las obligaciones normativas, a optimizar procesos internos y a mejorar la organización contable y fiscal.

Nuestro propósito es que la transición a VeriFactu se convierta en una oportunidad para mejorar la eficiencia y el control de la gestión diaria.

¿Desea resolver sus dudas sobre la implantación de VeriFactu en su empresa? Póngase en contacto con nosotros y le asesoraremos de forma personalizada.

Preguntas frecuentes sobre software VeriFactu